Кассовая книга является важнейшим документом, который обеспечивает учет всех кассовых операций, таких как выдача или принятие денежных средств. В соответствии с распоряжением ЦБ РФ кассовые книги обязаны вести все организации и ИП (индивидуальные предприниматели), имеющие дело с наличными денежными средствами.
Ведение кассовой книги
Ведение предусматривает наличие только одного экземпляра для каждого отдельного предприятия. Для подобной документации существует унифицированная утвержденная форма КО-4, которая может заполняться как в электронном виде, так и вручную.В случае электронного варианта кассир в начале каждого рабочего дня подготавливает два листа, один из которых именуется «Отчет кассира», а другой бланк называется «Вкладной лист». Эти листы содержат полные реквизиты предприятия и должны иметь нумерацию в порядке возрастания. Последний лист за месяц и за год содержит указание на общее число листов за соответствующий период.
Ответственность кассира подтверждается его подписью, далее отчетные листы отдаются в бухгалтерию под подпись, а вкладные остаются непосредственно в кассе. После этого по мере накопления листы сшиваются и заверяются подписью руководителя учреждения и главного бухгалтера. При этом обязательно должно быть указано число подшитых страниц.
В случае ручного ведения кассовая книга, как правило, заводится на определенный период времени или для учета определенного числа операций. Перед началом работы все страницы нумеруются, их общее число указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя учреждения и главного бухгалтера. Кроме того, для предотвращения несанкционированного изъятия листов все страницы кассовой книги должны быть прошиты и опечатаны специальными печатями (из сургуча или мастики).
Главный бухгалтер предприятия является ответственным за контроль над ведением формы КО-4. Если в организации имеется филиал или представительство, то законодательством не запрещено иметь отдельную кассовую книгу для этих подразделений в целях оптимизации учета и контроля за оборотом денежных средств. Также обстоит дело и в случаях подразделений, выделенных на отдельный баланс. В обоих ситуациях для унификации отчетности необходимо предусмотреть и утвердить специальную методику ведения кассовой документации, в которой указать образец заполнения кассовой книги, периодичность и перечень присылаемой документации.
Что это такое
Кассовая книга – это один из документов кассовой дисциплины , в котором отражается информация по всем поступлениям и выдачам наличных денег в кассе организации. Записи в кассовой книге осуществляет кассир (или лицо его замещающее) на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассового ордера.
Обратите внимание , начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).
Как правильно вести кассовую книгу в 2020 году
Кассовую книгу можно вести на бумажном носителе или в электронном виде:
- на бумажном носителе книга оформляется от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписывается собственноручными подписями.
- в электронном виде книга оформляется при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением её защиты от несанкционированного доступа и подписывается электронными подписями.
По всей деятельности организации ведется одна кассовая книга (даже если осуществляется несколько видов деятельности на разных системах налогообложения).
Примечание : обособленные подразделения ведут свою кассовую книгу и передают копии её листов в головной офис в порядке, установленном в организации с учетом срока составления бухгалтерской отчетности.
Записи в кассовой книге осуществляет кассир (лицо его замещающее) на основании каждого ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными приходных и расходных кассовых документов, выводит в книге сумму остатка наличных денег по кассе и проставляет подпись.
После этого записи в кассовой книге проверяет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель) и также ставит свою подпись.
Обратите внимание , если в течение дня операции по кассе не проводились, то за этот день кассовую книгу заполнять не нужно.
Бланк кассовой книги (форма КО-4)
Кассовая книга (форма КО-4), действующая в 2020 году:
- cкачать бланк в формате word ;
- скачать бланк в формате excel .
Как заполнить кассовую книгу
Инструкция по заполнению бланка кассовой книги
Титульный лист:
В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания» ).
В строке «по ОКПО» необходимо указать в соответствии с полученным уведомлением из Росстата . Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Посередине указывается период , на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2020 г. ).
Кассовый лист:
В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2020 г. ). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.
Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:
В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.
В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.
В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.
В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.
В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.
В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.
В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.
В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.
Образец заполнения кассовой книги, актуальный в 2020 году
Титульный лист
Кассовый лист №1
Кассовый лист №2
Последняя страница
Кассовая книга форма КО-4 – документ, предназначенный для отражения движения наличных денежных средств через кассу предприятия. Ведение кассовой книги возлагается на ответственного кассира или бухгалтера, записи вносятся при наличии подтверждающих документов (приходные и расходные кассовые документы).
Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, количество листов заверено подписями главного бухгалтера и руководителя, а также печатью организации.
Ведение кассовой книги по форме КО-4 – это обязательная процедура для каждой организации, осуществляющей наличные расчеты, правильность заполнения данного бланка регулярно проверяется налоговым органом. Записи в форму КО-4 вносятся ежедневно при каждом поступлении или выдаче наличности.
На заметку! Также предлагаем бланки и образцы документов, которые ежедневно должен заполнять кассир-операционист: журнал КМ-4 — , сведения по форме КМ-7 — .
Образец заполнения
Заполнение обложки кассовой книги КО-4:
Организация: наименование организации, ОКПО, наименование структурного подразделения.
Кассовая книга на: указывается срок действия данного бланка. Как правило, это календарный год.
Заполнение листов книги:
Если кассовая книга заполняется вручную, то, прежде чем, вносить запись на новый лист, он сгибается по линии отреза таким образом, что отрывная часть оборотной стороны оказывается под неотрывной частью лицевой стороны. Между ними кладется копирка, после этого начинают вноситься записи ручкой, при этом на втором листе заполненные данные повторяются.
Чтобы строки не перепутались, необходимо ничего не менять в течение дня, не отрывать, не сдвигать.
Вверху указывается текущая дата и номер листа.
Остаток на начало дня: остаток наличных денежных средств в кассе предприятия на начало рабочего дня.
№ документа: номер, указанный на кассовом документе, на основании которого получены или выданы денежные средства (номер или ).
От кого получено / кому выдано: ФИО лица или наименование организации, а также краткое содержание операции.
Номер счета: номер бухгалтерского счета, корреспондирующего со счетом учета наличных денег сч.50 «Касса», зависит от содержания операции (счета 51, 70, 71, 62, 60, 76 и т.д.).
Приход: указывается сумма наличных денег, поступившая в кассу, в рублях и копейках.
Расход: указывается сумма, выданная из кассы в рублях и копейках.
Таким образом, каждая кассовая операция отражается в бланке кассовой книге КО-4 до строки «перенос». В строке «Перенос» считаются итоговые значения по дебету и кредиту (приход и расход).
После этого лист разгибается и сгибается таким образом, что оборотная сторона неотрывной части оказывается над лицевой стороной отрывной части. Точно также между ними кладется копирка и вносятся записи.
Итого за день: подводятся итоги за рабочий день, считаются обороты по дебету и кредиту (приходу и расходу).
Остаток на конец дня: сумма наличных денежных средств, оказавшаяся в кассе на конец рабочего дня, считается с учетом остатка на начало дня и оборотов по дебету и кредиту за день.
Подписи: лист бланка КО-4 подписывает кассир, ответственный за ведение кассовой книги, указывается количество приходных и расходных кассовых документов, на основании которых вносились записи в бланк КО-4.
После этого копия записей за день отрывается и вместе с кассовыми документами прикладывается к отчету кассира-операциониста форма КМ-6 () и передается в бухгалтерию.
Оригинал записей остается в кассовой книге.
Если в кассовой книге допущена ошибка, то она может быть исправлена путем зачеркивания и указания рядом правильных сведений, исправление должно завериться подписями главного бухгалтера и кассира.
Если форма КО-4 ведется в электронном виде, то в конце рабочего дня распечатываются два экземпляра листа с записями за день, один передается в бухгалтерию, другой подшивается в специальную папку.
Кассовая книга (форма КО-4) - предназначена для учета поступления и выдачи наличных денег. Применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ______ листов". Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после "Переноса" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
Скачать образец бланка кассовая книга форма КО-4 в формате Word и Excel:
Скачать Скачать
Заполнение и оформление кассовой книги
Листы кассовой книги формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.
Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
Кассир после получения Вкладного листа кассовой книги и Отчета кассира должен проверить правильность оформления этих документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными документами под расписку во вкладном листе кассовой книги.
В машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" последним за каждый месяц должно печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год - общее количество листов кассовой книги за год.
Для сохранности и удобства пользования вкладные листы кассовой книги в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.
По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Кассовая книга заводится на определенный период, которым может быть месяц, квартал, год или любой другой установленный предприятием период. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используется клей на основе жидкого стекла ("Силикатный", "Канцелярский", "Конторский"), бумага типа папиросной, штемпельная краска, Бумага с оттиском печати смазывается с двух сторон клеем, после опечатывания книги наносится еще один слой клея.
Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира вместе с приложенными к ним документами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге.
Запись кассовых операций начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки остаток на начало дня. Предварительно лист сгибают пополам по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Между частями листа вкладывается копировальная бумага. После заполнения лицевой стороны неотрывной части осуществляют "перенос". При этом отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части, вкладывают копировальную бумагу и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. В итоге отрывная часть листа, являющаяся отчетом, представляет собой копию записи в кассовой книге. Бланк отчета до конца дня не отрывается.
Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Если операции по кассе производятся на предприятии не каждый день, то отчет обычно составляется один раз в 3-5 дней в зависимости от объема записей. В этом случае вместо даты отчета указывается период регистрации кассовых операций, например "Касса за "02-06" января 2006 г. Лист ___".
Скачать другие бланки на нашем сайте:
Одним из основных документов при ведении кассы является кассовая книга. Ее должна вести каждая компания, имеющая оборот «налички»: получение денег с расчетного счета, выдача зарплаты, подотчетных средств и т.п. На каком бланке заполняется кассовая книга, как правильно вести ее – об этом наша статья.
Что такое «Кассовая книга КО-4»
Кассовая книга – документ, фиксирующий поступление и выдачу наличных денег по кассе фирмы. Заполнение кассовой книги обязательно для всех, независимо от организационной формы и применяемой налоговой системы. Исключение сделано для индивидуальных предпринимателей, ведущих учет своих доходов и расходов – им можно не оформлять кассовые приходные и расходные документы, а, следовательно, и кассовая книга им не требуется (п. 4.1 указания ЦБ № 3210-У от 11.03.2014).
Заполняется кассовая книга (образец см. ниже) на актуальном бланке формы № КО-4, утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 03.05.2000). Бумажный бланк включает: обложку, титульный лист и листы кассовой книги.
Порядок ведения кассовой книги прописан в постановлении № 88 лишь в общих чертах, подробной инструкции по ее заполнению не разработано. Также, при заполнении следует ориентироваться на положения Указания ЦБ РФ № 3210-У.
Как заполнять кассовую книгу: алгоритм
Сотрудник, ответственный за заполнение кассовых документов, в том числе и кассовой книги, назначается приказом руководителя. Это может быть кассир, бухгалтер, главный бухгалтер, иное должностное лицо, а при отсутствии таковых заниматься ведением кассовой книги и других кассовых документов может сам руководитель, или физлицо, оказывающее услуги по бухучету.
Основанием для внесения записей в кассовую книгу являются приходные и расходные кассовые ордера. Ордера имеют сквозную нумерацию, ими оформляется каждое поступление или выдача наличности. Записи в кассовую книгу вносятся только за дни, когда по кассе было движение.
Общий алгоритм заполнения кассовой книги:
- на начало дня указывается остаток по кассе, который должен быть равен остатку на конец предыдущего дня;
- в книгу вносятся записи по каждому приходному и расходному ордеру, оформленному за день;
- в конце рабочего дня в кассовой книге суммируются обороты по приходу и расходу «налички» и выводится остаток на конец дня.
Как вести кассовую книгу, если в течение дня никакого движения по кассе не было? В кассовой книге такой день отражать не нужно.
Сверив сумму наличных денег, оставшуюся в кассе на конец дня, обороты и остаток, выведенный в кассовой книге, кассир заверяет сделанные в книге записи своей подписью, а затем передает их вместе с кассовыми документами на проверку главному бухгалтеру, или руководителю.
В кассовую книгу, в отличие от кассовых ордеров, допускается вносить исправления, но только если они будут заверены подписями лиц, внесших эти изменения, и их расшифровками, а также будет указана дата исправления.
Кассовая книга, наряду с остальными кассовыми документами, должна храниться в организации не менее 5 лет.
Как заполнять кассовую книгу: образец заполнения на бумаге
Оформлять кассовую книгу можно как на бумажном бланке, так и электронно. Каждый из этих вариантов имеет свои особенности заполнения.
Бумажный бланк КО-4 – это журнал, отпечатанный в типографии, заполняемый вручную, или заполненные на компьютере, и затем распечатанные, листы кассовой книги.
Если книга будет заполняться от руки, перед началом работы в ней нужно пронумеровать и прошить все листы. На обратной стороне обложки на шнуровку приклеивается бумажный лист с указанием количества пронумерованных листов, ставится печать и подписи руководителя и главного бухгалтера. На титульном листе указывается наименование фирмы и период использования книги.
Лист кассовой книги состоит из двух частей: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира, которые нумеруются одинаковыми номерами. Для заполнения листа вручную необходима копировальная бумага. Лист сгибается по линии отреза пополам, в середину закладывается «копирка», и кассир заполняет его неотрывную часть (первый экземпляр) шариковой ручкой, а отрывная часть (второй экземпляр) получается скопированной.
Кассовая книга: образец заполнения вручную
В конце дня, после заполнения кассовой книги, второй экземпляр отрывается и является отчетом кассира, к которому прикладывают все кассовые документы за этот день. Кассовая книга и отчет с приложенными кассовыми ордерами передается для сверки главному бухгалтеру, который прописью указывает количество полученных приходников и расходников, и подписывает оба экземпляра. Все подписи на вкладном листе и отчете кассира должны быть только подлинными, а не «под копирку».
Вот так выглядит лист кассовой книги (бланк)
Скачать чистую КО-4 можно ниже. Если кассовая книга оформляется на компьютере, например в формате word или excel, то заполненный лист в конце дня распечатывается в двух экземплярах, подписывается кассиром и проверяется главным бухгалтером. В конце отчетного периода (ежегодно или ежеквартально) распечатанные листы прошиваются и заверяются печатью и подписями точно также, как при рукописном варианте.
Электронная кассовая книга: как правильно вести 2017
Еще один вариант ведения кассовой книги – электронно при помощи бухгалтерской программы, где ведется бухучет предприятия. При внесении в программу бухгалтерских проводок по счету 50 «Касса» , кассовая книга формируется автоматически. Листы такой кассовой книги можно распечатывать в конце дня и оформлять по аналогии с предыдущим вариантом, а можно не распечатывать, но тогда необходимо обеспечить дополнительную защиту документа от несанкционированного доступа и внесения исправлений после подписания. Электронная кассовая книга подписывается электронными подписями главного бухгалтера и кассира, согласно положениям закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Ответственность за нарушения при ведении кассовой книги
Если кассовая книга в организации ведется неправильно, или не ведется вовсе, это является нарушением порядка ведения кассовых операций и работы с «наличкой». За подобные действия предусмотрена административная ответственность по ст. 15.1 КоАП РФ, а именно:
- штраф на должностных лиц – от 4 тыс. до 5 тыс. руб.,
- штраф на организацию – от 40 тыс. до 50 тыс. руб.